Politique sur la protection des renseignements personnels

SUMMERHILL GROUP INC. et SUMMERHILL IMPACT
(ci-après appelés collectivement « Summerhill »)

Notre engagement

Summerhill Group Inc. et Summerhill Impact sont déterminés à assurer la précision, la sécurité et le caractère privé des renseignements personnels, et ce, conformément aux lois canadiennes dans ce domaine. La Politique sur la protection des renseignements personnels regroupe les principes et les directives sur la protection des renseignements personnels de nos clients, nos fournisseurs de services et autres individus (« vous »).

Votre consentement

EN REMETTANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À SUMMERHILL ET À SES ORGANISMES AFFILIÉS, COMME LA FONDATION SUMMERHILL OU SES AGENTS ET FOURNISSEURS DE SERVICES, VOUS ACCEPTEZ QUE NOUS RECUEILLIIONS, UTILISIONS ET DIVULGUIONS CES RENSEIGNEMENTS CONFORMÉMENT À LA PRÉSENTE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET DANS LA MESURE PERMISE OU EXIGÉE EN VERTU DES LOIS EN VIGUEUR. Sous réserve des exigences juridiques et contractuelles et moyennant un avis raisonnable, vous pouvez refuser ou retirer en tout temps votre consentement à certaines des fins identifiées en communiquant avec le chef de la protection des renseignements personnels de Summerhill. Voyez ses coordonnées ci-dessous. Si vous refusez ou retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir ou de continuer de vous fournir certains services ou renseignements qui pourraient présenter une certaine valeur à vos  yeux. Si vous nous remettez les renseignements personnels d'un autre individu, vous affirmez que vous possédez toute l'autorité nécessaire et/ou que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires de cet individu afin que nous puissions ainsi recueillir, utiliser et divulguer ces renseignements personnels aux fins énoncées dans la présente politique.

Que qualifie-t-on de renseignements personnels?

En vertu des lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels, il s'agit généralement d'information sur un individu identifiable ou d'information qui permet d'identifier un individu. Aux fins de cette politique, les renseignements personnels comprennent toute information au sujet d'un individu identifiable que l'on définit de temps à autre dans les lois en vigueur en matière de protection des renseignements personnels. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas ce qu'on considère comme des coordonnées à des fins commerciales, soit votre nom, titre ou poste, l'adresse ou le numéro de téléphone de votre entreprise. Cependant, votre adresse de courriel est considérée comme un renseignement personnel. 

Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons?

Parmi les renseignements personnels que Summerhill peut recueillir et divulguer à votre sujet, mentionnons votre nom, adresse du domicile, numéro de téléphone à la maison et numéro de télécopieur, numéro de téléphone cellulaire, adresse de courriel personnelle, date de naissance, renseignements sur l'assurance, renseignements sur les paiements, coordonnées et possiblement les renseignements que vous avez fournis dans le cadre de sondages auxquels vous avez peut-être participé lors d'une activité commanditée par Summerhill à l'intention de Summerhill ou des clients de Summerhill.

Il arrive que nous devions recueillir d'autres renseignements personnels à votre sujet. Par exemple, on pourrait exiger que vous vous enregistriez sur certains de nos sites Web pour ouvrir une session. Dans un tel cas, vous devrez nous fournir des renseignements personnels. Nous pourrions également vous demander votre nom et adresse de courriel afin de vous inscrire à un tirage dans le cadre d'un sondage que vous complétez sur notre site. Nous pourrions vous demander de l'information, comme votre âge et votre occupation afin de mieux comprendre nos visiteurs et pour rendre votre expérience plus agréable. Les renseignements que nous demandons comprennent habituellement, entre autres :

Dans tous les cas où nous vous demandons des renseignements personnels permettant de vous identifier en tant qu'individu, nous vous expliquerons toujours les raisons pour lesquelles nous recueillons cette information, la façon dont nous la recueillons, la façon dont nous la conservons, ainsi que la façon dont nous prévoyons la traiter et l'utiliser.

Nous recueillerons cette information uniquement si vous acceptez de participer; autrement dit, si vous consentez à ce que nous recueillions cette information à votre sujet. Nous ne recueillerons pas de renseignements personnellement identifiables à moins que vous n'acceptiez spécifiquement de nous les fournir.

Nous ne recueillerons et stockerons des renseignements identifiables qu'aux fins énoncées au moment de la cueillette. Lorsqu'on aura fini d'utiliser vos renseignements, nous les effacerons et les détruirons afin de protéger votre vie privée.

Il existe toujours une tonne d'information qu'une entreprise peut vous demander, mais Summerhill ne demandera de l'information que s'il existe un besoin clair et net à cet égard et dans la mesure où l'on vous présente une explication claire et adéquate.

Pour quelle raison recueille-t-on vos renseignements personnels?

Summerhill limite la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels à ceux nécessaires aux fins identifiées dans la présente politique. Nous identifierons les fins pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels au moment ou même avant de les recueillir.

De façon générale, Summerhill recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels lorsqu'il s'agit d'offrir des produits et des services à ses clients. De façon plus précise, Summerhill peut recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels aux fins suivantes : 

  1. établir et entretenir des relations commerciales avec les clients, les fournisseurs, les institutions financières et les société affiliées, ainsi que pour offrir de façon continue des produits et des services, administrer des comptes, remettre et recevoir des paiements et s'acquitter de ses obligations contractuelles;
  2. comprendre et répondre aux besoins et aux préférences des gens qui consultent ses sites Web, des clients actuels et éventuels, ainsi que pour communiquer avec ces gens;
  3. réaliser des sondages, des promotions, des recherches et des analyses statistiques;
  4. documenter la participation d'un individu au programme de Summerhill afin de déterminer son admissibilité à des récompenses en rapport avec cette participation;
  5. faciliter l'aide au niveau des services à la clientèle;
  6. distribuer nos bulletins, nos renseignements publicitaires et d'autres documents aux gens qui se sont volontairement inscrits à notre liste d'envoi par la poste ou par courriel;
  7. développer, mettre en valeur, mettre en marché, vendre et fournir les produits et services de Summerhill et vous informer à leur sujet;
  8. mettre à jour et vérifier nos bases de données et les renseignements fournis par des tiers;
  9. élaborer et gérer nos bases de données;
  10. nous conformer aux exigences ou aux dispositions juridiques ou réglementaires; et
  11. à toute autre fin que vous pourriez accepter.

À qui divulgue-t-on vos renseignements personnels?

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels ou nos listes de clients. Nous ne recueillons des renseignements personnels qu'avec votre consentement et aux fins pour lesquelles vous nous avez donné ce consentement.

Nous assurons la confidentialité de vos renseignements personnels, questions et transactions avec nous et nous avons mis en place des mesures de protection adéquate à ce niveau.

Cependant, il peut arriver de temps à autre que Summerhill divulgue vos renseignements personnels à :

  1. La Fondation Summerhill, qui est un organisme de bienfaisance canadien enregistré de Summerhill. À son tour, la Fondation Summerhill pourrait remettre votre nom et votre adresse à des organismes similaires, mais uniquement après qu'on vous ait offert la possibilité de refuser une telle démarche. L'échange d'information avec d'autres organismes aux vues similaires est une façon commune et importante pour la Fondation Summerhill de recueillir de nouvelles sommes pour ses travaux;
  2. Les fournisseurs de services, incluant tout organisme ou individu dont Summerhill a retenu les services pour réaliser certaines fonctions en son nom, comme la mise en marché, le traitement de données, la gestion de documents et les services de bureau;
  3. Les fournisseurs de services qui proposent des serveurs externes pour y stocker de l'information;
  4. Tout individu qui, de l'opinion raisonnable de Summerhill, fournit ou demande de l'information en tant que votre agent;
  5. Une tierce partie lorsque vous acceptez une telle divulgation ou lorsqu'une divulgation est exigée ou permise en vertu de la loi; et
  6. Des organisations ou des groupes de clients de Summerhill qui ont conclu avec nous un contrat qui exige des participants qu'ils recueillent des données aux fins des programmes.

Où vos renseignements personnels sont-ils stockés?

Vos renseignements personnels sont stockés dans des endroits sécurisés et sur les serveurs de tierces parties avec lesquelles Summerhill a conclu des ententes de stockage. Le fournisseur de services peut, à son tour, stocker les données, incluant vos renseignements personnels, sur des serveurs situés aux États-Unis. Summerhill ne conserve vos renseignements personnels que pour la période nécessaire afin de réaliser les buts identifiés dans la présente politique ou aussi longtemps que cela est nécessaire pour respecter les lois en vigueur et les obligations contractuelles de Summerhill. 

Comment protège-t-on vos renseignements personnels?

Pour aider à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels, Summerhill a mis en place des mesures de protection administratives et technologiques adaptées à la sensibilité de vos renseignements. Si vos renseignements personnels sont acheminés à un tiers pour être traités, nous nous assurons, en vertu de contrats signés avec ces tiers, que tous vos renseignements personnels seront protégés. Nous exploitons également des réseaux de données sécurisés qui sont protégés au moyen d'un pare-feu standard et de mots de passe. Nous assurons ainsi la précision, l'intégralité et la mise à jour nécessaires de vos renseignements personnels afin de répondre aux fins identifiées dans la présente politique. Cependant, nous ne procédons pas de façon routinière à la mise à jour de vos renseignements personnels. 

La protection des renseignements personnels et notre site Web

  1. Mouchards – Lorsqu’un visiteur accède au site Web de Summerhill, nous pouvons utiliser une caractéristique du fureteur qu’on appelle ‘mouchard’ pour recueillir de l’information, comme le type de fureteur Internet et le système d’exploitation qu’il utilise, le nom de domaine du site Web d’où provient le visiteur, la date et la durée de la visite, le nombre de visites, le temps moyen passé sur notre site Web, les pages consultées et le nombre de mouchards accumulés. Un mouchard est un petit filtre de texte qui renferme un numéro d’identification unique permettant à nos ordinateurs d’identifier le fureteur du visiteur, mais pas nécessairement le visiteur lors de chaque visite sur notre site Web. À moins qu’un visiteur ne nous informe de façon précise (par exemple, en s’inscrivant à un événement ou en nous faisant parvenir de la correspondance à partir du site Web), nous ne pourrons identifier chacun des visiteurs. De plus, aux fins précises énoncées dans la présente politique, nous pourrions utiliser ces renseignements sur le site Web et les partager avec d’autres organisations avec lesquelles nous entretenons une relation commerciale afin de mesurer le degré d’utilisation de notre site Web, pour améliorer la fonctionnalité et le contenu du site Web, ainsi que pour faciliter son utilisation par un visiteur. Les visiteurs peuvent remettre leur fureteur à l'état initial de façon à être avisés au moment de recevoir un mouchard ou pour refuser d’accepter les mouchards. Cependant, si un visiteur refuse d’accepter les mouchards, il pourrait ne pas être en mesure d’utiliser certaines des caractéristiques offertes sur notre site Web.
  2. Communications en ligne – Afin de pouvoir obtenir un service ou des renseignements, les visiteurs de notre site Web peuvent inscrire volontairement leurs renseignements personnels, par exemple, pour nous poser une question, obtenir des renseignements, examiner ou télécharger une publication, participer à un séminaire ou à tout autre éventail ou participer à un sondage. Si Summerhill vous reconnaît comme étant un utilisateur enregistré d'un service en ligne, nous pouvons combiner et stocker les renseignements sur votre utilisation de notre site Web et les renseignements que vous nous avez fournis en ligne pour les jumeler à d'autres renseignements en ligne ou hors ligne que vous avez peut-être recueillis.
  3. Communication par courriel – Il peut arriver que nous vous fassions parvenir des courriels de mise en marché ou de promotion comportant de l'information pouvant se révéler utile, ainsi que de l'information sur les services de Summerhill et d'autres tiers avec lesquels nous entretenons une relation. Nous vous fournirons également de l'information sur la façon de vous désabonner et de nous informer de vos préférences si vous décidez de ne plus recevoir de nous des courriels de mise en marché ou de promotion.
  4. Liens – Notre site Web peut contenir des liens menant à d'autres sites Web pour des raisons pratiques seulement. On avise alors les visiteurs que ces autres sites Web peuvent être régis par des politiques et des pratiques différentes en matière de protection des renseignements personnels et que Summerhill n'assume aucune responsabilité à l'égard des sites Web de ces tiers.

Comment pouvez-vous accéder à vos renseignements personnels?

Au moment de recevoir votre demande écrite et sous réserve de certaines exceptions, Summerhill vous informera de l'existence, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels et vous donnera accès à cette information. On recommande cependant de faire parvenir vos demandes d'accès au chef de la protection des renseignements personnels de Summerhill dont les coordonnées apparaissent ci-dessous.

Si l'accès à vos renseignements personnels est refusé, Summerhill vous avisera par écrit en vous donnant les raisons d'un tel refus et en vous informant de vos recours. Si l'accès vous est accordé, Summerhill vous accordera une possibilité raisonnable d'examiner vos renseignements personnels. Ceux-ci vous seront alors présentés sous une forme compréhensible dans un délai raisonnable qui se situe généralement à l'intérieur de 30 jours. Summerhill peut prolonger ladite période de 30 jours additionnels si ce délai aurait pour effet de nuire de façon déraisonnable aux activités de Summerhill ou si le temps exigé pour entreprendre toute consultation nécessaire afin de répondre à votre demande rendrait impossible le respect du délai prévu. Vous pourriez ainsi contester la précision et l'intégralité de vos renseignements personnels et demander qu'on les modifie, le cas échéant.

Comment pouvez-vous obtenir d'autres renseignements en vertu de cette politique?

Summerhill a confié à Colleen Colman le titre de chef de la protection des renseignements personnels chargé d'assurer la conformité à la présente politique, ainsi qu'aux autres lois en vigueur en matière de protection des renseignements personnels. Pour de plus amples renseignements sur les pratiques de Summerhill en matière de renseignements personnels, veuillez consulter notre site Web ou communiquer avec notre chef dont voici les coordonnées :

Chef de la protection des renseignements personnels de Summerhill
1216 Yonge Street
Suite 201
Toronto ON
M4T 1W1

Téléphone : (416) 413-1797
Télécopieur : (416) 922-1028
Courriel : privacy@summerhillgroup.ca

Changements au niveau de notre Politique sur la protection des renseignements personnels

Summerhill se réserve le droit en tout temps de modifier ou de compléter cette Politique sur la protection des renseignements personnels. Au moment de modifier cette politique, nous afficherons les changements sur notre site Web à l'adresse www.summerhillgroup.ca et la version révisée ou modifiée de la politique sera disponible sur demande du chef de la protection des renseignements personnels de Summerhill. Cependant, Summerhill demandera le consentement nécessaire et exigé en vertu des lois en vigueur en matière de protection des renseignements personnels si elle désire recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles nous avons obtenu votre consentement, sauf si la loi exige ou permet autrement.

Les changements au niveau de la Politique sur la protection des renseignements personnels seront inscrits ici de façon à ce que vous soyez parfaitement informé de nos politiques et pratiques à ce niveau.   

Date de la dernière révision : Le 24 juin 2011

Description de la révision : Version nouvelle et à jour de la Politique sur la protection des renseignements personnels